Документооборот в учреждении — Юридические советы

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье говорим о разделе инструкции, в котором должны быть описаны основные правила и принципы организации работы с документами в компании.

Автору инструкции по делопроизводству при написании этого раздела рекомендуем взять за основу следующие положения:

1. Раздел III «Организация документооборота» Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Подраздел 3.4 «Организация документооборота» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – Методические рекомендации).

3. Раздел V «Организация документооборота» Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[3].

Структура раздела «Организация работы с документами» отображена в Схеме. Подробно рассмотрим, из чего должен состоять каждый подраздел этого раздела.

Сначала следует установить, что такое документооборот (не забудьте поместить этот термин и его толкование в раздел «Термины и определения» инструкции по делопроизводству). Важно зафиксировать, из каких операций состоит этот процесс. Они перечислены в п. 3.1 Правил делопроизводства. В последующих разделах их нужно пошагово рассмотреть и расписать.

Документооборот в учреждении - Юридические советы

Далее следует изложить принципы документооборота. Они перечислены в п. 3.4.1 Методических рекомендаций. Подробно описывать значение этих принципов нет необходимости. Весь текст инструкции и само ее существование в организации направлены на их соблюдение.

Документооборот в учреждении - Юридические советы

В этом подразделе также необходимо указать, что документооборот в организации осуществляется при помощи СЭД [4], обозначить обязанности участников делопроизводственных процессов, связанные с помещением в СЭД как документов, так и информации о них. Если в компании принято учитывать в СЭД не только готовые документы, но и их проекты, об этом тоже нужно написать.

В конце этого подраздела нужно перечислить потоки документов, которые действуют в компании. Потоков традиционно три: входящие, исходящие и внутренние документы. В инструкции по делопроизводству обычно описывают общие правила обращения с документами всех потоков.

Текст подраздела «Документооборот в Обществе» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 1.

Документооборот в учреждении - Юридические советы

Подраздел «Доставка и отправка документов Общества»

В этом подразделе следует указать каналы, по которым документы доставляются в организацию и отправляются из нее. Чем богаче выбор каналов доставки, тем сложнее делопроизводителям уследить за всей поступающей корреспонденцией и учесть ее. Также здесь нужно отметить принятый в компании способ приема корреспонденции. Он может быть:

  • • централизованным (когда все письма, независимо от того, как попали в организацию, передают в канцелярию для регистрации);
  • • децентрализованным (когда учет поступившей почты происходит в структурных подразделениях).
  • Отдельно следует указать, что делать, если письмо на бумажном носителе поступило в самом конце рабочего дня или в нерабочий день.

Также необходимо обозначить, кто отвечает за отправку документов. Особого внимания заслуживает почтовая корреспонденция на бумажных носителях.

Если отправка почты происходит централизованно (например, канцелярией), то нужно описать условия, при соблюдении которых отправление примут для пересылки.

При несоблюдении этих условий письмо вернут исполнителю, и отвечать за задержку отправления будет именно он. Нужно сказать и о срочной отправке почты: кто и при каких условиях должен ей заниматься.

ВАЖНО Подраздел «Доставка и отправка документов Общества» инструкции по делопроизводству посвящен исключительно доставке и отправке корреспонденции. О приеме, предварительном рассмотрении и дальнейших операциях с входящими письмами здесь рассказывать не нужно, этому следует уделить внимание в других частях инструкции. То же относится и к исходящим письмам.

Текст подраздела «Доставка и отправка документов Общества» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 2.

Документооборот в учреждении - Юридические советы

Подраздел «Учет объемов документооборота»

В этом подразделе нужно описать, как, каким образом и для чего ежегодно происходит учет объемов документооборота.

Этот подраздел нельзя игнорировать, даже если на практике руководитель совсем не интересуется итоговыми цифрами по входящим и исходящим документам за год.

Зато эти цифры нужны руководителю делопроизводственной службы: они станут едва ли не единственным убедительным аргументом, когда придется «выбивать» для канцелярии новую мебель, технику или штатные единицы.

Кроме этого, здесь следует указать категории документов, количество которых нужно посчитать отдельно. Эта информация может быть очень интересна главе компании или топ-менеджерам по направлениям. Почему? Рассмотрим пример.

После учета стало известно, что 10 % от всей входящей корреспонденции составляют жалобы на качество продукции или обслуживания. Безусловно, это должно привлечь внимание к подразделениям, ответственным за качество.

Кстати, соотношение количества отправленных предложений о сотрудничестве числу заключенных договоров – тоже интересная информация, которая может помочь оптимизировать политику продаж.

  1. ВОПРОС Существует ли перечень документов, которые нужно учитывать отдельно при учете объемов документооборота?
  2. ОТВЕТ
  3. Отчет об объемах документооборота составляют в форме простой справки: статистической (если автор просто приводит цифры для сведения) или аналитической (если автор делает какие-то выводы из собранных цифр).
  4. Текст подраздела «Учет объемов документооборота» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 3.
  5. Документооборот в учреждении - Юридические советы

Нет. В каждой организации самостоятельно решают, учет каких именно категорий документов следует вести отдельно.

Подраздел «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества»

  • В этом подразделе инструкции по делопроизводству нужно прописать, что в каждом структурном подразделении компании должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Также здесь следует указать:
  • • порядок назначения делопроизводителя подразделения;
  • • порядок организации его труда;
  • • его функциональные обязанности.
  • Текст подраздела «Организация работы с документами в структурных подразделениях Общества» раздела «Организация работы с документами» инструкции по делопроизводству приведен в Примере 4.
  • Документооборот в учреждении - Юридические советы

РЕЗЮМЕ

1. В четвертом разделе инструкции по делопроизводству описывают общие правила и принципы организации документооборота в компании. 2. В подразделе «Документооборот в Обществе» объясняют понятие документооборота, устанавливают его операции и принципы. 3.

В подразделе «Доставка и отправка документов Общества» перечисляют каналы внешней коммуникации компании и описывают правила приема документов службой делопроизводства для отправки. 4.

В подразделе «Учет объемов документооборота» перечисляют категории учитываемых ежегодно документов, а также указывают форму представления соответствующего отчета.

5. В подразделе «Организация работы с документами в структурных подразделениях» указывают, что в каждом подразделении должен быть ответственный за работу с документами, а также описывают порядок его назначения и функционал.

[1] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Документооборот в учреждении - Юридические советы
Документооборот в учреждении - Юридические советы
Документооборот в учреждении - Юридические советы

Документооборот в учреждении - Юридические советы
Документооборот в учреждении - Юридические советы
Документооборот в учреждении - Юридические советы

Основы делопроизводства и документооборота для новичков — это краткая инструкция, которая поможет разобраться в том, с какими типами документации приходится работать делопроизводителю и каковы принципы работы.

Каждый сотрудник, кто в той или иной степени взаимодействует с документами, обязан изучить основы делопроизводства — это та область знаний, которая им необходима. Хотя основная часть работы в этой сфере возлагается на секретариат, представителям других специальностей тоже полезно разбираться в документальной деятельности организации. Проясним основные моменты.

Нормативно-правовая база

Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства.

Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — ВНИИДАД. В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Что касается законов и подзаконных актов, то особое внимание специалистам необходимо обратить на:

Также Росархив предлагает методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.

С чем предстоит работать специалисту

Базовая тема — это документационное обеспечение деятельности организации. Основы делопроизводства (кратко) сводятся к изучению различных видов бумаг, которые укрупненно делятся на:

  • входящие (которые фирма получает);
  • исходящие (которые она отправляет);
  • внутренние (не выходящие за ее пределы).
Читайте также:  Представительство интересов юридического лица - Юридические советы

Когда они изучены, целесообразно переходить к следующим тематическим блокам:

Государственное регулирование мы вкратце уже рассмотрели выше. Это тоже обязательная часть. Требования и стандарты регулярно обновляются. Следовательно, делопроизводителю необходимо отслеживать нововведения и корректировать с их учетом свою работу.

Номенклатура дел

Базовый свод правил организации документооборота на конкретном предприятии обычно формулируется в виде номенклатуры дел, которую утверждает приказом руководитель организации.

Еще одним основополагающим документом является Положение о делопроизводстве.

Специфические вопросы документооборота

Вышеперечисленные темы актуальны для любого сотрудника от секретаря до руководителя. Но есть и узкоспециализированные, предназначенные для конкретных категорий специалистов:

  1. Кадровые. Сюда входят правила ведения документов по личному составу, в том числе трудовых книжек.
  2. Бухгалтерские. Здесь особое внимание уделяется арифметической проверке бумаг, таксировке (расчету такс), контировке (подбору бухгалтерских проводок под задокументированные операции).
  3. Производственные. Тут особое внимание стоит уделить аналитическим отчетам по запасам, издержкам, динамике активов, хранению и товарообороту.
  4. Секретные. Если деятельность организации подпадает под Закон РФ № 5485-1 от 21.07.1993, то делопроизводство должно вестись с учетом соблюдения государственной тайны.

Есть специфика ведения документов в каждой конкретной отрасли (промышленность, торговля, строительство и т. п.).

Скачать шаблон номенклатуры

Электронный документооборот в организации

Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале.

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

  • утеря документов;
  • их излишнее дублирование;
  • длительное время согласования;
  • затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

  • удобный механизм поиска;
  • оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
  • возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

  • входной и выходной регистрационный контроль документов;
  • перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
  • обмен документами между структурными единицами компании;
  • классификацию документов по группам;
  • оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
  • создание резервных и архивных копий;
  • возможность управления правами доступа;
  • решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

  • создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
  • контролировать исполнителей по срокам;
  • протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

  • закрепляются основные правила работы системы;
  • определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
  • утверждаются их шаблоны и форматы;
  • описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
  • детализируются правила доступа к документам;
  • расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

  • указывается дата начала работы системы;
  • закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
  • утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
  • детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
  • расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.
  • Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):
  • Документооборот в учреждении - Юридические советы
  • C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

  1. Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:
  2. Документооборот в учреждении - Юридические советы
  3. Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):
  4. Документооборот в учреждении - Юридические советы

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот.

Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам.

Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально.

Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения.

При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

  • масштаб и структура организации;
  • специфика ее деятельности;
  • географическая разрозненность структурных подразделений;
  • текучка кадров;
  • иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Читайте также:  Выплата декретных и пособия на ребенка

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

  • закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

Документооборот в организации. Основные системы. Плюсы и минусы

В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.

Пользователями внутренних документов являются:

  • Сотрудники.
  • Руководитель.
  • Другие пользователи извне по необходимости или требованию закона, при этом, как правило, им либо передаются копии, а не оригиналы, либо предоставляются оригиналы с возвратом.

Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).

Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.

Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.

К пользователям внешних документов относятся:

  • Покупатели (клиенты).
  • Государственные органы (ФНС, ФСС, ПФР, Трудовая инспекция, Ростехнадзор и т.д.).
  • Поставщики.
  • Учредители (участники, акционеры и т.п.).
  • Банки.
  • Инвесторы.
  • Заинтересованные физические и юридические лица (например, потенциальные клиенты или кредиторы).

Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.

Способы организации

В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:

  1. Традиционная (бумажная). Все документы оформляются на бумаге, подписи только «живые», нельзя применять факсимиле. Можно использовать распечатанные факсы, сканы и копии, в случае если это допускается внутренними положениями, обычаями делового оборота и договоренностями с контрагентами. Чаще всего применяется ИП, поскольку для них нет необходимости вести бухгалтерский учет, а налоговый иногда ограничивается записями в книге учета.
  2. ЭДО. Обычно организуется в крупных компаниях, с большим количеством филиалов, торговых точек и обширной сетью персонала. Для этого подключаются специальные системы учета или работа идет в специализированных программах. Сотрудники имеют логины и пароли и/или ЭЦП для идентификации и подписи. Внешний ЭДО действует аналогично: поступает внешняя документация, фиксируется, подписывается также электронно и направляется обратно контрагенту.
  3. Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.

  4. Смешанный тип. Применяется как ЭДО, так и обычные бумажные документы, пока это наиболее часто встречающийся вариант.

Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.

Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре.

Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию.

Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.

Системы ведения ЭДО

Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:

  1. Облачный сервис.
    • Плюсы: не требуется установка на ваших компьютерах, не нужно беспокоиться о сохранности данных, можно пользоваться с любого настроенного рабочего места или из дома. Очень удобно, когда компания привлекает дистанционных работников, операторов для звонков (распределенные call-центры), менеджеров по продажам и т.п. сотрудников.
    • Минусы: есть опасения в плане закрытости информации от конкурентов или других заинтересованных лиц. Даже банки порой теряют данные клиентов. В некоторых случаях, когда кончается срок пароля/сертификата, период действия ЭЦП или по каким-то причинам блокируется пользователь, невозможно получить доступ к информации. Для возобновления обслуживания нужно оплатить услугу. Мало того, архив базы также без отдельной оплаты могут не передать, если решите прекратить работу с данным оператором. Возможно, не получится выгрузить документы в нужном формате или сервис не работает с той программой учета (или ее версией), которую вы используете.
    • Обратить внимание: соотношение цены и набора услуг, ограничения (количество пользователей, срок доступа, форматы выгрузки, архивация и т.д.), гарантии. Обращаться лучше к давно действующему, зарекомендовавшему себя на рынке поставщику, предварительно изучив отзывы о нем.
  2. Специальная программа. На компьютеры устанавливают программу, которая работает в сетевом режиме между ними. Можно настроить различные права: руководитель выполняет любое действия в сетке, а работник только вносит, например, первичные документы. Система распространяется не только на помещении, офис, но и город, страну, мир. Достаточно только поставить на рабочем месте софт, настроить его и подключить в сеть. Иногда даже не нужно ставить отдельное обеспечение, функционал просто дополнительно встраивается или активируется.
    • Плюсы: плата изначально выше, но в дальнейшем систему обслуживания можно выбрать, исходя из потребностей, не включая излишние компоненты, а может, и вовсе отказаться от нее. Больше контроля над данными и доступом к ним, в большинстве случаев пользоваться хотя бы основным функционалом можно и при прекращении оплаты по обслуживанию. Более индивидуализированные настройки. Самостоятельное архивирование сведений.
    • Минусы: возможно, придется проводить обновления, которые придется оплачивать отдельно, если они не входят в регулярную плату по обслуживанию. Быстродействие и скорость передачи данных зависят от «железа», т.е. характеристик ваших компьютеров. Программа занимает большое место на жестком диске. Архивацию, скорее всего, придется делать на внешний носитель. Обеспечивать безопасность тоже придется самостоятельно.
    • Обратить внимание: что входит в базу при покупке и последующем обслуживании, ограничения (аналогично облачному сервису), системные требования.
  3. Дополнение к сдаче отчетности. Некоторые операторы предлагают возможность пользоваться ЭДО в рамках системы, применяемой для отправки отчетов. Иногда это бесплатная услуга, с определенными ограничениями (например, входящие документы до N-го количества), иногда отдельная за дополнительную плату. Часто отправка происходит при помощи браузера: пользователь заходит на сайт в свой аккаунт, раскрывает нужный раздел, подгружает или заполняет прямо там форму и отправляет ее, подписав своей ЭЦП (применяется та же подпись, что для отчетов). Получатель ставит свою подпись, и пользователь получает соответствующее подтверждение.
    • Плюсы: опять же не нужна покупка отдельных программ, просто появляются дополнительные возможности. Используется одна и та же ЭЦП.
    • Минусы: рассчитано скорее на внешний обмен, контрагент также должен быть клиентом сервиса, иначе он просто не получит документы. Вероятно, придется подгружать готовую форму, к тому же не все они могут распознаваться и проходить контроль.
    • Обратить внимание: согласовать вариант обмена с получателем, закрепив его в договоре или дополнительном соглашении, уточнить какие именно формы могут и будут передаваться.
  4. Корпоративная система. Это может быть внутренняя почтовая служба, закрытый чат, канал связи, группа в мессенджере и даже социальной сети. Некоторые компании создают и собственную организованную сетку для отправки и приема сообщений, служебных записок и рабочих инструкций и распоряжений. Она может носить обязательный и неформальный характер. Например, можно с помощью оповещения через чат пригласить сотрудников на совещание, а можно отсканировать и направить для согласования проект контракта.
    • Плюсы: все в руках самой организации: как организовать документооборот, общение, совещания, переписку, чтобы более оперативно работать с данными и проводить согласования.
    • Минусы: если разрабатывается собственная система, то, вероятно, придется вложить немало средств в ее создание и обслуживание. Использование мессенджеров и соцсетей не исключает утечку информации. Юридически не каждое действие признается законным. Придется описать и этикет и правила общения в собственной сетке, чтобы избежать злоупотреблений. Придется устанавливать собственный сервер, если необходим доступ к каким-то сведениям круглосуточно.
    • Обратить внимание: существует ли реальная потребность в такой сети, насколько реально ее контролировать. Есть ли финансовые возможности на последующее поддержание (заработная плата программистов, сетевых администраторов). Соответствует ли оборудование требованиям нагрузки.
Читайте также:  Можно ли получить жилье, если дом сгорел больше 10 лет назад?

CRM-системы

Прогресс заставляет бизнесменов учиться и использовать для привлечения покупателей и заказчиков особые системы CRM (расшифровывается как Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами).

Родоначальником современного подхода к продажам был американец Джон Генри Паттерсон (1844 г. — 1922 г.), он считал, что во главе угла стоит клиент.

Именно для сбора и обработки сведений о покупателях, их потребностях, интересах и созданы CRM-системы.

Используют CRM обычно сотрудники call-центров, менеджеры по продажам, маркетологи, руководители отделов, филиалов и компании в целом.

Основные этапы работы:

  • Обращение и заинтересованность в товаре или услуге (как вариант, не клиент обращается в организацию, а менеджер связывается с покупателем по телефону, в соцсети, электронной почте и другими способами, предлагая покупку).
  • Отметка об уровне интереса (не интересно, купил бы, но не сейчас, может порекомендовать того, кто зачет совершить покупку, просит связаться позже и т.д.) или оформление заявки
  • Обработка заявки (передача данных администратору, замерщикам, бухгалтеру для расчета. стоимости, выезду на место, составления счета или запись на встречу).
  • Передача заказчику данных (информация о дате и времени записи, сроках выезда специалиста).
  • Получение оплаты.
  • Общение с клиентом в процессе работы (согласование новых сроков, подключение дополнительных опций, перенос встреч, решение проблем с заказом).
  • Завершающий этап (передача результатов или товара, получение отзыва, определение будущей заинтересованности и потенциальных интересов покупателя), отправка (подписание) документов.

Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.

При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.

График документооборота

Если просто дать сотрудникам задачи и ждать их выполнения без указания конкретных сроков, то нужные документы бухгалтерия получит не скоро. Чтобы обеспечить своевременное поступление первички, понадобится график.

Для начала стоит составить список всех документов, которые будут использованы конкретно в вашей компании, и обозначить сроки их составления и передачи в следующий отдел или бухгалтерию. Можно также, если требуется согласование каких-то процедур, установить отведенный для этого период.

Кстати! Нарушение графика как самостоятельно, так и в составе других нарушений может стать причиной дисциплинарного взыскания и даже увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).

Затем определить, кто именно (не ФИО, а должность) отвечает за подготовку, подписание т.д. Соединить сведения в единую таблицу. Можно воспользоваться готовыми вариантами из сети. Потребуется ознакомить сотрудником под подпись с приказом (сам график — это неотъемлемое приложение к нему).

Требовать можно только те документы, которые предусмотрены должностной инструкцией, законодательством и правилами, относящимися к выполняемой сотрудником работе.

Стоит обеспечить доступ к графику и его наличие на рабочих местах, чтобы сотрудники наглядно видели свои обязанности.

В электронных системах и при наличии ЭДО можно настроить программы и сервисы таким образом, чтобы они указывали срок исполнения и предупреждали о приближении времени сдачи.

В описанных выше CRM-системах часто устанавливаются настройки времени на каждое действие.

Например, для связи с клиентом после оформления им заявки на сайте дается 15 минут, на выставление счета после согласования условий – 10 минут, на выполнение работы или поставку –2 дня, на выставление закрывающих документов – 1 день.

Это тоже своеобразный график, причем строго контролируемый. Не успел сделать что-то вовремя, информация тут же попадет к старшему менеджеру или руководителю отдела – придется объясняться.

В чем поможет график:

  • Проконтролировать исполнителей в части составления и передачи документов.
  • Выявить ответственного (возможно материально) в случае нарушения сроков.
  • При необходимости в соответствии с положением о премировании начислить (или нет) премию.
  • Заставить сотрудников более организованно подходить к работе, ставить себе определенные цели.
  • Найти систематические нарушения и выявить их причину (например, некомпетентного сотрудника).
  • Определить нагрузку по обработке документов на определенных участках учета

Современные достижения в области программирования дают широкие возможности для внедрения как целого комплекса, так и скромных локальных систем для организации документооборота организации. Даже если компания небольшая, наличие четкого графика и строгих сроков позволяет улучшить не только внутреннюю работу, но и качество обслуживания клиентов.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Е.Л. Полоса, документовед, архивист

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас.

Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.

Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Начинаем разбираться

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

  •  организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
  •  создание документов (документирование деятельности);
  •  обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации.

Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

  •  инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
  •  номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

  •  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *